Forretningsorden for aktivitetsudvalgene

Generelle retningslinjer:

1: Aktivitetsudvalgets opgaver er at:
– Tage initiativ til at udvikle de respektive aktiviteter
– Indgå aftaler med trænere/instruktører
– Fremsende tider og lokalebehov til foreningens formand senest medio af januar
– Foretage kursustilmeldinger og fremsende kopi af tilmelding og kursusprogram til
foreningens kasserer / samt omkostningsgodtgørelse vedr. kørsel.  Kørselsgodtgørelse kommer
kun til udbetaling, hvor kurset ender ud i diplom/kursusbevis.
– Forestå stævner
– Forestå arrangementer

2: Aktivitetsudvalget er forpligtiget til:
-..at indkalde bestyrelsesmedlemmet til udvalgsmøderne i særdeleshed, når det omhandler
økonomiske forhold, ved tiltag/igangsætning af nye aktiviteter, ved indkøb som overstiger kr.
30.000 og ved indkøb som ikke ligger indenfor budgettets rammer.
– at fremsende oplysning om aktivitetsudvalgets medlemssammensætning til bestyrelsen  og
løbende orientere bestyrelsen om evt. ændringer i sammensætningen.
– at fremsende et kort referat af aktivitetsudvalgets møder til bestyrelsen
– at fremsende budget til godkendelse i bestyrelsen med oplysning om forventet antal medlemmer
ultimo oktober.
– aktivitetskontingent og rekvisitønsker, som skal indgå specifikt i det opstillede budget.
– at sørge for at oplyse, hvad aktivitetskontingentet dækker over og at oplyse, om der i løbet af
sæsonen vil kunne påregnes yderligere udgifter f. eks. til stævnegebyrer, tøj, specielle rekvisitter
eller lign.
– at opkræve, medlemskontingent senest d. 25/10.
– at sørge for opdaterede informationer til foreningens hjemmeside, samt at huske at slette dem
igen..

3: Aktivitetsudvalget udpeger en person, som er ansvarlig for økonomi og kursusansøgninger:

– Vedkommende skal godkende og attestere bilag, så udgifter sker i
– overensstemmelse med budget.
– Regninger/fakturaer skal være udstedt til Eggeslevmagle SG&IF og med originalt bilag
– skal afleveres til foreningens kasserer/ til betaling.
– Købsboner (kontant) skal hæftes på et posteringsbilag. (findes på Hjemmesiden)
– For begge typer bilag skal anføres anledning/formål med udgiften inden betaling
– kan fortages.
– Når det er betaling for gaver, blomster, vin, gavekort eller andet, skal modtageren
anføres.
—  Inden der foretages større indkøb (over 5000 kr.) skal hele aktivitetsudvalget
Være orienteret samt bestyrelsen underrettet til godkendelse af udbetalingen.
—  Ønskes indkøb foretaget ud over det godkendte og underskrevne budget, skal det
Forelægges bestyrelsen i god tid til godkendelse før indkøbet foretages.
—  Ønsker aktivitetsudvalget sponsering, skal det ske ved henvendelse til
Foreningens formand, som koordinerer alle sponseringer.
Begrundelsen for denne koordinering skyldes, at flere af byens sponsorer ikke fremover vil
sponsere dersom folk fra aktiviteterne kommer enkeltvis. Sponseringen kan kun ske til foreningen.

—  Aktivitetsudvalg kan ikke udskrive regninger/opkrævninger, men skal henvende
sig til kassereren/ for at få dette gennemført.
—  Aktivitetsudvalget kan til hver en tid udbede sig bestyrelsens assistance.

4: Regler for afholdelse af arrangementer der afholdes i foreningens navn;
Inden afholdelse af et arrangement skal der afleveres et budget til kassereren.  Alle arrangementer
forventes at kunne hvile i sig selv økonomisk. Kassereren orienterer det aktuelle udvalg efter
modtagelsen af budgettet.
1. Hvis budgettet ikke kan balancere, skal det forelægges det aktuelle udvalg som et punkt på
udvalgets dagsorden, således at udvalget kan tage stilling til budgetoverskridelsen.
2. Deltagerbetaling og andre indkomne betalinger afleveres til kassereren eller indsættes på
foreningens konto.  Kontonummer oplyses af kassereren. Arrangementets navn sættes på
indbetalingsnotaen.
3. Alle regninger/fakturaer o. lign. afleveres til kassereren, som herefter betaler via
bankoverførsel. Hvis der opstår behov for betaling med kontanter, vil kassereren kunne
skaffe disse. Der gives besked i rimelig tid.
4. Efter afholdelsen af arrangementet afleveres et regnskab til kassereren. Alle indtægter og
udgifter skal fremgå af regnskabet. Udvalgets økonomiansvarlige orienterer herefter
udvalget. Hvis regnskabet mod forventning udviser et underskud, skal regnskabet optages
som et punkt på et udvalgsmøde.

5: Regler for medlemskab:
Alle der deltager i foreningen og dens arbejde skal betale driftskontingent(se vedtægt § 7,stk.2).
Betalingen gælder for et år, der dækker perioden 1/9 til 31/8 året efter.
For alle aktivitetsdeltagere, også de der er fritaget for at betale kontingent for en eller flere
aktiviteter, skal der afregnes driftskontingent for hver aktivitet som deltageren er tilmeldt, i
foreningen.
Et æresmedlem er kontingent fri og Foreningen betaler æresmedlemmers driftskontingent.

For at have stemmeret ved først kommende generalforsamling, skal medlemmet have indbetalt sit
kontingent så betids at dette er registreret på foreningens konto senest 31/12 – i året før.
— — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — –

Forretningsordenen revideret og godkendt ved bestyrelsesmødet d. 14. august 2012.
Forretningsordenen revideret og godkendt ved bestyrelsesmødet d. 4. juli 2013.